Elektroniczne doręczenia bez zgody podatnika
Zgodnie z nowym brzmieniem § 122a AO, urzędy skarbowe będą mogły doręczać decyzje administracyjne w formie elektronicznej – poprzez udostępnienie ich do pobrania w systemie. Nie będzie już wymagana wcześniejsza zgoda podatnika, jak miało to miejsce dotychczas. W praktyce oznacza to, że decyzje wydawane na podstawie elektronicznie złożonych deklaracji będą z zasady doręczane w formie cyfrowej.
Możliwość sprzeciwu wobec doręczeń elektronicznych
Mimo że elektroniczna forma doręczeń stanie się regułą, podatnicy nadal będą mogli wnioskować o przesyłanie decyzji w formie papierowej. Wniosek taki można złożyć bez uzasadnienia i w dowolnej formie, przy czym dotyczy on wyłącznie przyszłych doręczeń.
Nowe zasady dotyczące terminów odwoławczych
Decyzja podatkowa udostępniona elektronicznie będzie uznawana za doręczoną po czterech dniach od udostępnienia w systemie. Od tego momentu rozpocznie się bieg terminu na złożenie odwołania (Einspruch). Urząd skarbowy poinformuje o dostępności decyzji elektronicznej – jednak ta informacja będzie miała jedynie charakter pomocniczy, a nie decydujący o dacie doręczenia.
Konieczne dostosowanie procesów
Nowy model doręczeń wymaga od podatników aktualizacji wewnętrznych procedur i systemów pracy. Aby uniknąć przeoczeń i błędów, warto już teraz:
- przeanalizować dotychczasowe kanały komunikacji z urzędem skarbowym,
- założyć lub zaktualizować konta użytkowników w systemach elektronicznych,
- sprawdzić ważność i aktualność pełnomocnictw oraz adresów e-mail w bazie pełnomocnictw (Vollmachtsdatenbank),
- zdecydować, czy wnioskować o zachowanie doręczeń papierowych,
- wdrożyć procedurę regularnego pobierania danych z systemów urzędowych, uwzględniającą m.in. urlopy, nieobecności i szkolenia personelu.
Podsumowanie
Nowe przepisy to krok w stronę pełnej cyfryzacji procedur podatkowych w Niemczech. Dla firm i doradców oznacza to większą odpowiedzialność za bieżące monitorowanie elektronicznych doręczeń. Brak reakcji w terminie może skutkować utratą prawa do odwołania.
Warto już dziś przygotować się na te zmiany – poprzez przegląd procesów, aktualizację narzędzi i przeszkolenie zespołów.
